ในบทความนี้ผมจะมาแชร์ไอเดียที่ช่วยลดเวลาทำงานของพนักงานประจำและเจ้าของธุรกิจ ด้วยการใช้ Excel VBA สร้างใบแจ้งหนี้ PDF แบบอัตโนมัติ ซึ่งประยุกต์ใช้กับฟอร์มอื่นๆ ได้ เช่น ใบเสนอราคา หรือใบกำกับภาษี

Table of Contents

1.ทำไมต้องใช้ Excel VBA นี้สำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้ PDF?

1.1) เพิ่มประสิทธิภาพ

ลองนึกภาพนะครับ ถ้าหากใน 1 วันมีคนมาซื้อสินค้าบริษัทเรา 10 คน และใน 10 คนนี้เป็นลูกค้าเก่าที่เคยซื้อกับเราอยู่แล้ว 3 คน จะดีกว่าไหมถ้าหากเรามีการเก็บฐานข้อมูลลูกค้าเก่าไว้หมดแล้ว และเพิ่มข้อมูลเฉพาะลูกค้าใหม่ที่มาซื้อเพิ่มเติม โปรแกรมนี้ผมมีการวางระบบฐานข้อมูลแบบง่ายๆในการเก็บข้อมูลลูกค้าเก่า และมีการผูกสูตร Excel ดึงข้อมูลฐานลูกค้านั้นมาหน้าใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติให้แล้ว

1.2) ลดเวลาการทำงาน

ผมมีเขียน Code VBA ให้แล้วในไฟส์สามารถกด Run เพียงรอบเดียวจะสามารถสร้างใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติ 10 ใบได้ทันที (เอาเวลาไปทำอย่างอื่นระหว่างรอได้เลยครับ)

1.3) ลดข้อผิดพลาด

เนื่องจากผมมีผูกสูตร Excel ไว้หมดแล้ว จะกรอกเฉพาะ Sheet หน้าฐานข้อมูลเพียงอย่างเดียวก็เพียงพอในการสร้างใบแจ้งหนี้

1.4) สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ต้องการลงทุนมาก

ในหลายๆบริษัทอาจจะไปซื้อโปรแกรมแบบเสียเงินมาเป็นหลักพัน แต่ในบทความนี้ผมแจกไฟส์นี้ให้ฟรีครับ (มูลค่าไฟส์ที่แจกนี้น่าจะหลักร้อยครับ)

2.อธิบายความหมายแต่ละส่วนของโปรแกรม สร้างใบแจ้งหนี้ PDF Excel VBA

ในไฟส์นี้จะแบ่งออกเป็นทั้งหมด 4 Sheet นะครับ โดยจะแบ่งเป็น INVOICE, ออเดอร์, ข้อมูลสินค้า, ข้อมูลลูกค้า

2.1) Sheet Invoice

สามารถแก้ไขแบบฟอร์ม เช่น ที่อยู่บริษัท, Logo, หมายเหตุได้ตามสะดวกเลยครับ
ด้านขวามือผมมีเขียน Macro Assign ในปุ่มให้
- Run Invoice PDF Individual : เมื่อกดจะ Save ไฟส์ PDF เฉพาะอันปัจจุบัน
- Run Invoice PDF Batch : เมื่อกดจะ Save ไฟส์ PDF ในคอลัมน์ U ทั้งหมด
- Clear : เมื่อกดจะลบข้อมูลในหน้า Invoice
File Name : Save ชื่อไฟส์ INV + เลขที่ใบส่งสินค้า
Save Path : เอา Path ที่เราต้องการ Save มาวางไว้
คอลัมน์ Run Invoice Batch : เอาหมายเลขที่ใบส่งสินค้าทั้งหมดมาวางไว้ที่จะ Run (เมื่อกดปุ่ม Run Invoice PDF Batch จะ Run เป็น PDF ท้ังหมด

2.2) Sheet ออเดอร์

Order Date : วันที่สั่งของ
เลขที่ใบส่งสินค้า : จะเป็นตัวเลข “ปี-เดือน-ลำดับ” ซึ่งผูกสูตรว่าหากมีการ Run เลขในตำแหน่งนี้เพิ่มเติมจะให้ตีเส้นใต้สีแดงเพื่อให้สามารถอ่านง่าย รวมถึง Sheet หน้า Invoice จะดึงข้อมูลหน้านี้ไป
รหัสลูกค้า : เมื่อกรอกเสร็จจะไปดึงข้อมูลลูกค้ามา
รหัสสินค้า : เมื่อกรอกเสร็จจะไปดึงข้อมูลสินค้ามา
จำนวนหน่วย : กรอกจำนวนที่ซื้อ

2.3) Sheet ข้อมูลสินค้า

รหัสสินค้า : ตั้งรหัสสินค้าให้จำหน่าย เช่นร้านขายเฟอร์นิเจอร์ ผมสมมติรหัส Furniture Table Round (โต๊ะกลมไม้ยางพารา) ก็กำหนดรหัสเป็น FUR-TBL-RND
ชื่อสินค้า : กรอกชื่อสินค้าลงไป
ราคาหน่วย : กรอกราคาขาย
ส่วนลด : กรอกส่วนลด (จะดึงไปคำนวนในหน้า Invoice)

2.4) Sheet ข้อมูลลูกค้า

รหัสลูกค้า : Run หมายเลขลูกค้าไปเรื่อยๆ
ชื่อ : กรอกชื่อลูกค้า
นามสกุล : กรอกนามสกุลลูกค้า
ที่อยู่ : กรอกที่อยู่ลูกค้า
เบอร์โทร : กรอกเบอร์โทรลูกค้า
รหัสผู้เสียภาษี : กรอกรหัสผู้เสียภาษีลูกค้า

3.วิธีการใช้งานไฟส์นี้

3.1) ปรับโครงสร้าง Template หน้าแรกให้เหมาะสมกับบริษัทของเราเอง

เปลี่ยนโลโก้, ชื่อ ที่อยู่บริษัท, กำหนดเงื่อนไขต่างๆ ให้เหมาะสมกับบริษัทเราเช่น หมายเหตุ, พนักงานขาย, เงื่อนไขกำชำระ

3.2) ปรับข้อมูลสินค้า

ปรับข้อมูลสินค้าให้สอดคล้องกับบริษัทเรา (ตัวอย่างของผมเป็นร้านทำ เฟอร์นิเจอร์)

3.3) กรณีลูกค้าใหม่มาซื้อ

กรอกข้อมูลลูกค้าใหม่ลงไปกรอกใน Sheet ข้อมูลลูกค้า
กรอกข้อมูลออเดอร์ลงไปในแต่ละช่อง ในส่วน รหัสลูกค้าและรหัสสินค้าจะต้องสอดคล้องกับข้อมูลสินค้าและข้อมูลลูกค้า

3.4) กรณีลูกค้าเก่ามาซื้อ

ไม่ต้องกรอกข้อมูลลูกค้าแล้วเพราะเคยมีฐานข้อมูลเก่า
กรอกข้อมูลออเดอร์ลงไปในแต่ละช่อง ในส่วน รหัสลูกค้าและรหัสสินค้าจะต้องสอดคล้องกับข้อมูลสินค้าและข้อมูลลูกค้า

3.5) สร้างใบแจ้งหนี้ใบเดียว

เลือกสถานที่ Save File เอา Path มาใส่ใน Cell X4
ให้นำเลขที่ใบส่งสินค้ามาใส่ใน Sheet Invoice
กด Run Invoice PDF individual

3.6) สร้างใบแจ้งหนี้หลายใบ

เลือกสถานที่ Save File เอา Path มาใส่ใน Cell X4
ให้นำเลขที่ใบส่งสินค้าหลายๆ ที่จะ Run อันมาใส่ในคอลัมน์ U
กด Run Invoice PDF Batch

4.การเขียน Code Automatic Invoice Excel VBA

Sub RunInvoicePDFIndividual()

Sub RunInvoicePDFIndividual()
   Application.ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
   Range("X5") & "\" & Range("X4") & ".pdf", Quality:=xlQualityStandard _
   , IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:= _
   False
End Sub

Sub RunInvoicePDFBatch()

Sub RunInvoicePDFBatch()
    n = WorksheetFunction.CountA(Columns("U")) - 1
    For i = 1 To n
        Range("U" & i + 2).Select
        Selection.Copy
        Range("J10").Select
        Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
            :=False, Transpose:=False
        Application.CutCopyMode = False
        Application.ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
            Range("X5") & "\" & Range("X4") & ".pdf", Quality:=xlQualityStandard _
            , IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:= _
            False
    Next
      MsgBox "Run Invoice PDF Batch Complete", vbInformation
End Sub

Sub Clear()

Sub Clear()
    Range("J10") = ""
End Sub

5.กรอกอีเมลของคุณด้านล่าง แล้วรับลิงก์ดาวน์โหลด โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ Excel VBA Automatic PDF Invoice Using Excel VBA ทันที!

6.คลิปวีดีโอสอน โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ PDF อัตโนมัติ ด้วย Excel VBA

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่ต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ Excel VBA นะครับ หากมีคำถามหรือข้อสงสัยเพิ่มเติม สามารถคอมเมนต์หรือสอบถามมาได้เลยครับ แล้วพบกันในบทความถัดไปครับ

ลองดูบทความเพิ่มเติมได้ดังนี้

ปรึกษาเรื่องข้อมูล

รับปรึกษาหรือสอนเรื่องข้อมูล Excel, Data Visulization, Power BI, Dashboard สามารถติดต่อเข้ามาได้ที่

Line OA : Bookintelligent