Book Intelligent - ความรู้คือโอกาสในการสร้างความร่ำรวย

[Template Excel พร้อมดาวน์โหลด] ระบบสต็อกสินค้า Inventory Excel : สรุปคงเหลือ รายงานเคลื่อนไหว และค้นหาสินค้า

การบริหารสินค้าคงคลังเป็นเรื่องสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ โดยเฉพาะร้านค้าขนาดเล็ก ธุรกิจ SME ร้านค้าออนไลน์ และผู้ที่ยังไม่มีระบบจัดการสต็อกโดยเฉพาะ

ปัญหาที่พบได้บ่อย ได้แก่ สินค้าหมดโดยไม่รู้ตัว จำนวนสินค้าในระบบไม่ตรงกับสินค้าจริง สั่งซื้อสินค้าซ้ำ หรือไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าสินค้าถูกนำเข้าหรือจ่ายออกเมื่อใด

บทความนี้ BookIntelligent จึงนำเสนอ Inventory Excel Template สำหรับจัดการสต็อกสินค้า ที่สามารถใช้บันทึกรายการรับเข้าและจ่ายออก สรุปยอดคงเหลือ ตรวจสอบการเคลื่อนไหว และค้นหาข้อมูลสินค้าได้ในไฟล์เดียว

เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเริ่มต้นจัดการสต็อกอย่างเป็นระบบ โดยไม่จำเป็นต้องลงทุนซื้อโปรแกรมราคาแพง

ระบบสต็อกสินค้าใน Excel คืออะไร

ระบบสต็อกสินค้าใน Excel คือไฟล์ที่ช่วยจัดเก็บข้อมูลสินค้าและบันทึกความเคลื่อนไหวของสต็อก เช่น

การรับสินค้าเข้าคลัง
การจ่ายสินค้าออก
การขายสินค้า
การเบิกสินค้าไปใช้งาน
การคืนสินค้า
การปรับปรุงยอดคงเหลือ

เมื่อมีการบันทึกรายการรับเข้าและจ่ายออก ระบบจะนำข้อมูลมาคำนวณยอดคงเหลือของสินค้าแต่ละรายการโดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถตรวจสอบสถานะสินค้าได้ง่ายกว่าการจดบันทึกในสมุดหรือเก็บข้อมูลแยกหลายไฟล์

ปัญหาสต็อกสินค้าที่ธุรกิจขนาดเล็กมักพบ

ธุรกิจที่ยังไม่มีระบบจัดการสต็อกที่ชัดเจน มักพบปัญหาดังต่อไปนี้

สินค้าหมดโดยไม่ทราบล่วงหน้า

เมื่อไม่มีข้อมูลยอดคงเหลือที่อัปเดต อาจทำให้สินค้าหมดในช่วงที่ลูกค้าต้องการ ส่งผลให้เสียโอกาสในการขายและลดความเชื่อมั่นของลูกค้า

จำนวนสินค้าในระบบไม่ตรงกับสินค้าจริง

การจดข้อมูลไว้ในสมุด แชต หรือหลายไฟล์พร้อมกัน ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจายและเกิดความผิดพลาดได้ง่าย

สั่งซื้อสินค้าซ้ำหรือสั่งซื้อไม่ทัน

หากไม่ทราบว่าสินค้าแต่ละรายการเหลือเท่าไร อาจสั่งซื้อสินค้าซ้ำจนมีของค้างสต็อกมากเกินไป หรือสั่งซื้อช้าเกินไปจนไม่มีสินค้าขาย

ไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

เมื่อยอดสินค้าไม่ตรง อาจไม่ทราบว่าสินค้าถูกเบิกออก ขายออก หรือรับเข้าในวันใด และใครเป็นผู้บันทึกรายการ

เงินจมอยู่กับสินค้าคงคลัง

สินค้าบางรายการอาจไม่มีการเคลื่อนไหวเป็นเวลานาน หากไม่มีรายงานที่ชัดเจน ธุรกิจอาจไม่ทราบว่าสินค้ารายการใดขายดีหรือรายการใดกำลังค้างสต็อก

Inventory Excel Template นี้ช่วยอะไรได้บ้าง

Template นี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังเป็นระบบมากขึ้น โดยมีฟังก์ชันหลักดังนี้

จัดเก็บข้อมูลสินค้าไว้ในฐานข้อมูลเดียว
บันทึกรายการรับเข้าและจ่ายออก
คำนวณยอดคงเหลือของสินค้าอัตโนมัติ
แสดงยอด Opening, In, Out และ Closing
ตรวจสอบระดับสต็อกขั้นต่ำ
แจ้งเตือนสินค้าที่ใกล้หมด
ค้นหาสินค้าจากรหัสหรือชื่อสินค้า
ตรวจสอบประวัติการเคลื่อนไหวย้อนหลัง
ใช้งานได้โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมสต็อกเพิ่มเติม

ไฟล์เหมาะสำหรับร้านค้าออนไลน์ ร้านขายสินค้า ธุรกิจขนาดเล็ก คลังอุปกรณ์สำนักงาน และทีมงานที่มีจำนวนสินค้าไม่ซับซ้อนมาก

โครงสร้างของ Inventory Excel Template

ภายในไฟล์แบ่งออกเป็นหลาย Sheet เพื่อให้สามารถใช้งานและตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย

1. Product Master – ฐานข้อมูลสินค้า

Sheet นี้ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลพื้นฐานของสินค้า เช่น

รหัสสินค้า
ชื่อสินค้า
หมวดหมู่สินค้า
หน่วยนับ
สถานที่จัดเก็บ
จำนวนสต็อกเริ่มต้น
ระดับสต็อกขั้นต่ำ

ผู้ใช้งานควรกำหนดรหัสสินค้าให้ไม่ซ้ำกัน เนื่องจากระบบจะใช้รหัสสินค้าในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแต่ละ Sheet

ตัวอย่างรหัสสินค้า เช่น

PD-001
PD-002
RM-001
OFFICE-001

การกำหนดรหัสสินค้าอย่างเป็นระบบจะช่วยให้ค้นหาและตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายขึ้นในอนาคต

2. Stock Movement – บันทึกการเคลื่อนไหวสินค้า

Sheet นี้ใช้สำหรับบันทึกรายการรับเข้าและจ่ายออกของสินค้า โดยข้อมูลหลักประกอบด้วย

วันที่ทำรายการ
เลขที่เอกสาร
รหัสสินค้า
ชื่อสินค้า
ประเภทรายการ In หรือ Out
จำนวนสินค้า
หมายเหตุ

ตัวอย่างการใช้งาน ได้แก่

รับสินค้าเข้าจาก Supplier ให้เลือกประเภท In
ขายสินค้าให้ลูกค้า ให้เลือกประเภท Out
เบิกสินค้าไปใช้งาน ให้เลือกประเภท Out
ลูกค้าคืนสินค้าเข้าคลัง ให้เลือกประเภท In

ควรบันทึกรายการทุกครั้งที่มีความเคลื่อนไหว เพื่อให้ยอดคงเหลือในระบบตรงกับสินค้าจริงมากที่สุด

3. Inventory Summary – สรุปยอดคงเหลือ

Sheet Summary ใช้แสดงภาพรวมของสินค้าทั้งหมด โดยระบบจะรวบรวมข้อมูลจาก Product Master และ Stock Movement มาคำนวณเป็น

Opening Stock
Total In
Total Out
Closing Stock
Minimum Stock
Stock Status

หลักการคำนวณยอดคงเหลือคือ

Closing Stock = Opening Stock + จำนวนรับเข้า − จำนวนจ่ายออก

ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบได้ทันทีว่าสินค้าแต่ละรายการเหลือเท่าไร และรายการใดควรสั่งซื้อเพิ่มเติม

4. Product Search – ค้นหาข้อมูลสินค้า

Sheet Product Search ช่วยให้สามารถค้นหาสินค้าเฉพาะรายการได้อย่างรวดเร็ว

ผู้ใช้งานเพียงเลือกรหัสสินค้าหรือชื่อสินค้าจากรายการดรอปดาวน์ ระบบจะแสดงรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น

รหัสสินค้า
ชื่อสินค้า
หมวดหมู่
สถานที่จัดเก็บ
จำนวนรับเข้า
จำนวนจ่ายออก
ยอดคงเหลือ
สถานะสินค้า

เหมาะสำหรับการตรวจสอบข้อมูลสินค้าในเวลาที่ต้องการตอบคำถามลูกค้า ตรวจนับสินค้า หรือเตรียมสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเติม

5. Movement Report – รายงานการเคลื่อนไหว

รายงานการเคลื่อนไหวช่วยให้สามารถตรวจสอบรายการรับเข้าและจ่ายออกย้อนหลังได้

สามารถใช้ดูข้อมูลตามช่วงเวลา รหัสสินค้า หรือประเภทรายการ เพื่อช่วยตอบคำถาม เช่น

เดือนนี้รับสินค้าเข้ากี่ชิ้น
สินค้ารายการนี้ถูกจ่ายออกเมื่อใด
มีรายการใดบ้างที่ทำให้ยอดสินค้าเปลี่ยนแปลง
สินค้ารายการใดมีการเคลื่อนไหวมากที่สุด

รายงานนี้ช่วยให้การตรวจสอบยอดสต็อกและค้นหาความผิดปกติทำได้ง่ายขึ้น

วิธีใช้งาน Inventory Excel Template เบื้องต้น

ขั้นตอนที่ 1 กรอกข้อมูลสินค้า

เริ่มต้นจากการเพิ่มข้อมูลสินค้าใน Sheet Product Master โดยกรอกรหัสสินค้า ชื่อสินค้า หน่วยนับ สถานที่จัดเก็บ และระดับสต็อกขั้นต่ำ

ขั้นตอนที่ 2 กำหนดยอดสต็อกเริ่มต้น

กรอกจำนวนสินค้าที่มีอยู่ก่อนเริ่มใช้ระบบในช่อง Opening Stock เพื่อให้ระบบสามารถนำไปคำนวณยอดคงเหลือได้อย่างถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 3 บันทึกรายการรับเข้าและจ่ายออก

เมื่อมีสินค้าเข้าหรือออกจากคลัง ให้บันทึกรายการใน Sheet Stock Movement ทุกครั้ง

หากรับสินค้าเข้าคลังให้เลือก In และหากขายหรือเบิกสินค้าออกให้เลือก Out

ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบยอดคงเหลือ

ไปที่ Sheet Inventory Summary เพื่อดูยอดรับเข้า ยอดจ่ายออก และยอดคงเหลือของสินค้าแต่ละรายการ

ขั้นตอนที่ 5 ตรวจสอบสินค้าที่ใกล้หมด

ดูสถานะของสินค้าและเปรียบเทียบยอดคงเหลือกับระดับขั้นต่ำ หากยอดคงเหลือต่ำกว่าที่กำหนด ควรวางแผนสั่งซื้อหรือเติมสินค้า

ขั้นตอนที่ 6 ค้นหาสินค้า

ไปที่ Sheet Product Search แล้วเลือกรหัสสินค้าที่ต้องการ ระบบจะแสดงข้อมูลของสินค้ารายการนั้นโดยอัตโนมัติ

Template นี้เหมาะกับใคร

Inventory Excel Template เหมาะสำหรับ

เจ้าของธุรกิจ SME
ร้านค้าออนไลน์
ร้านค้าปลีกขนาดเล็ก
ผู้ขายสินค้าผ่าน Facebook, TikTok หรือ Marketplace
ฝ่ายจัดซื้อ
ฝ่ายคลังสินค้า
ฝ่ายธุรการ
ผู้ดูแลอุปกรณ์สำนักงาน
ผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นทำธุรกิจ
ผู้ที่ต้องการเปลี่ยนจากการจดสต็อกในสมุดมาใช้ระบบ Excel

ข้อดีของการใช้ Excel จัดการสต็อกสินค้า

เริ่มต้นใช้งานได้ง่าย

ผู้ใช้งานส่วนใหญ่คุ้นเคยกับ Microsoft Excel อยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ระบบใหม่ที่ซับซ้อน

ไม่ต้องเสียค่าระบบรายเดือน

สามารถใช้งานไฟล์ได้โดยไม่ต้องสมัครแพ็กเกจระบบจัดการคลังสินค้ารายเดือน

ปรับแต่งได้ตามธุรกิจ

สามารถเพิ่มคอลัมน์ สูตร รายงาน หรือหมวดหมู่สินค้าให้เหมาะกับรูปแบบธุรกิจของตนเองได้

ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้

รายการรับเข้าและจ่ายออกจะถูกเก็บไว้ในตาราง ทำให้ค้นหาและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้สะดวก

เหมาะสำหรับธุรกิจที่กำลังเริ่มต้น

ธุรกิจที่ยังมีจำนวนสินค้าและจำนวนผู้ใช้งานไม่มาก สามารถเริ่มต้นจาก Excel ก่อนขยายไปใช้ระบบฐานข้อมูลหรือ Web Application ในอนาคต

ข้อควรระวังในการใช้งาน

เพื่อให้ข้อมูลในระบบถูกต้อง ควรปฏิบัติดังนี้

กำหนดรหัสสินค้าไม่ให้ซ้ำกัน
บันทึกรายการทุกครั้งที่มีสินค้ารับเข้าหรือจ่ายออก
หลีกเลี่ยงการลบสูตรในช่องคำนวณ
ตรวจนับสินค้าจริงเป็นระยะ
สำรองไฟล์ก่อนปรับแก้สูตรหรือโครงสร้าง
กำหนดผู้รับผิดชอบในการบันทึกข้อมูลให้ชัดเจน

Excel เหมาะสำหรับระบบที่มีผู้ใช้งานไม่มาก หากมีหลายคนแก้ไขไฟล์พร้อมกัน มีหลายคลังสินค้า หรือมีรายการเคลื่อนไหวจำนวนมาก อาจพิจารณาพัฒนาเป็นระบบฐานข้อมูลหรือ Web Application เพิ่มเติม

ดาวน์โหลด Inventory Excel Template

สามารถดาวน์โหลดไฟล์ Inventory Excel Template เพื่อนำไปทดลองใช้งานและปรับแต่งให้เหมาะกับธุรกิจของคุณได้จากลิงก์ด้านล่าง

ดาวน์โหลดไฟล์ Inventory Excel Template

ดาวน์โหลดโปรแกรม

📩อีเมล Email

📺 Subscribe YouTube

อัปเดต Template และ ระบบอัตโนมัติใหม่ก่อนใครที่นี่

🔔 Subscribe ช่อง BookIntelligent

☕ สนับสนุนค่ากาแฟ

Template ตัวนี้จริง ๆ แล้ว มีราคาขายตามท้องตลาด 159 บาท
แต่ผมอยากแบ่งปันให้ทุกคนได้ใช้งานในราคาที่เข้าถึงได้
เพียงคุณ เลี้ยงกาแฟผม 1 แก้ว (59 บาท)

คุณจะได้รับ Template ระบบจัดการงานตัวเต็ม พร้อมใช้งานทันที
ทุกการสนับสนุนของคุณ คือกำลังใจสำคัญที่ทำให้ผมมีแรงสร้างคอนเทนต์ดี ๆ แบบนี้มาแบ่งปันกันต่อไป 🙏
ขอบคุณจากใจจริงครับ ❤️

พร้อมเพย์

1100400603389

ชื่อบัญชี: นาย ศิริพงษ์ โรจน์ชัยวิริยะกุล

☕ สนับสนุนค่ากาแฟ 59 บาท เพื่อรับ Template นี้

🎁 Bonus ถ้าหากสนับสนุนตั้งแต่ 100 บาท

— หลังโอน: แนบสลิปส่งทาง LINE ID : @741imcyw หรือ คลิกที่นี่

🧾 แนบสลิปการโอน

ยังไม่ได้เลือกไฟล์

หลังโอนถ้าติดปัญหาสามารถทักมาสอบถามได้ที่ LINE ID : @741imcyw หรือ คลิกที่นี่

ไม่อนุญาตให้นำไฟล์ไปจำหน่าย แจกจ่าย หรือเปิดให้ดาวน์โหลดต่อสาธารณะ

หลังจากดาวน์โหลด แนะนำให้บันทึกไฟล์ต้นฉบับเก็บไว้หนึ่งชุดก่อนเริ่มใช้งาน เพื่อให้สามารถกลับมาใช้ไฟล์เดิมได้หากมีการแก้ไขสูตรหรือข้อมูลผิดพลาด

สรุป

ระบบสต็อกสินค้าด้วย Excel เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเริ่มต้นจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างเป็นระบบ โดยไม่จำเป็นต้องลงทุนกับโปรแกรมที่มีค่าใช้จ่ายสูง

Template นี้ช่วยรวบรวมข้อมูลสินค้า บันทึกรายการรับเข้าและจ่ายออก คำนวณยอดคงเหลือ ตรวจสอบสินค้าที่ใกล้หมด และค้นหาข้อมูลสินค้าได้จากไฟล์เดียว

สิ่งสำคัญที่สุดคือการบันทึกข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เพราะแม้ระบบจะมีสูตรคำนวณอัตโนมัติ แต่หากไม่มีการบันทึกรายการรับเข้าและจ่ายออกอย่างครบถ้วน ยอดคงเหลือในระบบก็อาจไม่ตรงกับสินค้าจริงได้

หวังว่า Inventory Excel Template นี้จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจและผู้ดูแลสต็อกสามารถทำงานได้ง่ายขึ้น ลดความผิดพลาด และเห็นภาพรวมของสินค้าคงคลังได้ชัดเจนมากขึ้น

ใครทดลองใช้งานแล้วติดปัญหา หรือต้องการให้เพิ่มฟังก์ชัน เช่น Dashboard สรุปยอด รายงานสินค้าขายดี ระบบแจ้งเตือนสินค้าใกล้หมด หรือระบบรองรับหลายคลังสินค้า สามารถแสดงความคิดเห็นไว้ได้เลยครับ

ดูบทความเพิ่มเติมได้ดังนี้

ตอนนี้ ผมมีทำ [Template Pro] ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย เงินออม ด้วย Google Sheets มี Dashboard สรุป (Income Expense Saving Tracker) สามารถดูรายละเอียดได้ที่ Link นี้