เจ้าของร้านคาเฟ่และร้านอาหารขนาดเล็กหลายคนยังจดรายรับ-รายจ่ายแบบกระจัดกระจาย บางวันจดในสมุด บางวันจำจากใบเสร็จ บางทีก็แค่จำคร่าวๆ ในหัว พอสิ้นเดือนอยากรู้ว่ากำไรจริงเท่าไหร่ก็ต้องมานั่งรวมตัวเลขเองทีละใบ
ปัญหาที่ตามมาคือมองไม่ออกว่าช่องทางขายไหนทำเงินให้ร้านมากที่สุด หน้าร้าน เดลิเวอรี่ หรือช่องทางออนไลน์ เพราะแต่ละช่องทางมีค่าคอมมิชชั่น/ค่าธรรมเนียมไม่เท่ากัน รวมกับรายจ่ายที่มีหลายหมวด (วัตถุดิบ ค่าแรง ค่าเช่า ค่าขนส่ง) ทำให้สรุปกำไรที่แท้จริงได้ยาก
บทความนี้ BookIntelligent จึงนำเสนอ Cafe & Restaurant Income Expense Excel Template ระบบรายรับ-รายจ่าย และกำไรร้านอาหาร ที่บันทึกรายรับแยกตามช่องทางขาย บันทึกรายจ่ายแยกตามหมวดหมู่ แล้วสรุปกำไรเป็น Dashboard ให้อัตโนมัติทั้งแบบรายเดือนและรายปี
เหมาะสำหรับเจ้าของร้านคาเฟ่ ร้านอาหาร หรือร้านขายเครื่องดื่ม/ของกินที่ขายหลายช่องทาง และอยากรู้กำไรจริงของร้านแบบไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีที่ซับซ้อน
Table of Contents
ระบบ Cafe & Restaurant Income Expense คืออะไร
Cafe & Restaurant Income Expense คือไฟล์ Excel ที่ช่วยบันทึกรายรับ-รายจ่ายของร้านคาเฟ่/ร้านอาหารให้เป็นระบบ โดยเชื่อมโยงข้อมูล 2 ส่วนเข้าด้วยกัน ได้แก่
- ตารางบันทึกรายรับรายวัน แยกตามช่องทางขายและวิธีรับเงิน
- ตารางบันทึกรายจ่ายรายวัน แยกตามหมวดหมู่และวิธีจ่าย
เมื่อบันทึกข้อมูลในตารางทั้งสองแล้ว ระบบจะสรุปเป็น Dashboard รายเดือนพร้อมกราฟ และสรุปแบบรายปีที่เห็นเทรนด์ 12 เดือนให้อัตโนมัติ ไม่ต้องมานั่งรวมตัวเลขเอง
ปัญหาการจัดการรายรับ-รายจ่ายร้านอาหาร/คาเฟ่ที่มักพบ
ร้านที่ยังไม่มีระบบบันทึกรายรับ-รายจ่ายที่ชัดเจน มักพบปัญหาดังต่อไปนี้
ไม่รู้กำไรจริงต่อวัน/ต่อเดือน
เมื่อไม่มีตารางสรุป เจ้าของร้านมักรู้แค่ยอดขายรวม แต่ไม่รู้ว่าหักรายจ่ายแล้วเหลือกำไรเท่าไหร่ กว่าจะรู้ตัวว่าขาดทุนก็สายเกินไป
แยกช่องทางขายไม่ออกว่าช่องทางไหนทำเงินจริง
ร้านที่ขายทั้งหน้าร้านและเดลิเวอรี่ (Grab, LINE MAN, Shopee Food) มักไม่รู้ว่าหลังหักค่า GP ของแต่ละแพลตฟอร์มแล้ว ช่องทางไหนทำกำไรให้ร้านจริงๆ
รายจ่ายกระจัดกระจายหลายหมวดจนสรุปไม่ทัน
รายจ่ายร้านอาหารมีหลายหมวด ทั้งวัตถุดิบ ค่าแรง ค่าเช่า ค่าขนส่ง บรรจุภัณฑ์ ค่าซ่อมบำรุง เมื่อจดแยกใบเสร็จโดยไม่มีตารางรวม สิ้นเดือนจึงต้องเสียเวลารวมยอดเอง
ไม่เห็นเทรนด์รายเดือน/รายปีเพื่อวางแผนธุรกิจ
เมื่อไม่มีข้อมูลสะสม จึงมองไม่เห็นว่าเดือนไหนขายดี เดือนไหนขายตก หรือแนวโน้มกำไรทั้งปีเป็นอย่างไร ทำให้วางแผนธุรกิจล่วงหน้าได้ยาก
Cafe & Restaurant Income Expense ช่วยอะไรได้บ้าง
Template นี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การบันทึกรายรับ-รายจ่ายร้านอาหาร/คาเฟ่เป็นระบบมากขึ้น โดยมีฟังก์ชันหลักดังนี้
- บันทึกรายรับรายวัน แยกตามช่องทางขาย (หน้าร้าน/Grab/LINE MAN/Shopee Food/เว็บไซต์-App/โทรศัพท์/อื่นๆ) และวิธีรับเงิน
- บันทึกรายจ่ายรายวัน แยกตามหมวดหมู่ (วัตถุดิบ/อาหาร เครื่องดื่ม-ของแห้ง ค่าขนส่ง บรรจุภัณฑ์ ค่าแรง ค่าซ่อมบำรุง ฯลฯ)
- สรุป Dashboard รายเดือนอัตโนมัติ พร้อมกราฟยอดขายตามช่องทาง สัดส่วนรายจ่าย และภาพรวมกำไร
- สรุปแบบรายปี เห็นเทรนด์รายรับ-รายจ่าย-กำไรทั้ง 12 เดือนในหน้าเดียว
- ตั้งค่าช่องทางขาย วิธีรับเงิน วิธีจ่าย และเมนู+ราคาเองได้ที่หน้า Config
ไฟล์เหมาะสำหรับเจ้าของร้านคาเฟ่/ร้านอาหารขนาดเล็ก-กลาง ที่ต้องการติดตามกำไรแบบไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีที่ซับซ้อน
โครงสร้างของ Cafe & Restaurant Income Expense Excel Template
ภายในไฟล์แบ่งออกเป็นหลาย Sheet เพื่อให้สามารถใช้งานและตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย
1. Dashboard – ภาพรวมรายเดือน
เลือกปีและเดือนจาก dropdown ด้านบน Dashboard จะดึงข้อมูลจาก Sheet รายรับและรายจ่ายมาสรุปให้อัตโนมัติ พร้อมกราฟช่องทางการขาย สัดส่วนหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ภาพรวมรายรับ-รายจ่าย-กำไร และแนวโน้มรายวันตลอดทั้งเดือน รวม 10 กราฟในหน้าเดียว
2. สรุปแบบรายปี – เทรนด์ 12 เดือน
เลือกปีที่ต้องการดู ระบบจะสรุปรายรับ-รายจ่าย-กำไรรวมทั้งปี พร้อมกราฟแนวโน้มรายเดือนและตารางสรุปรายเดือน ทำให้เห็นว่าเดือนไหนขายดี เดือนไหนขายตก และแนวโน้มกำไรทั้งปีเป็นอย่างไร
3. รายรับ – บันทึกรายรับรายวัน
ใช้บันทึกยอดขายทุกวัน โดยเลือกช่องทางการขาย ประเภทเมนู และเมนู ระบบจะดึงราคาต่อหน่วยจากหน้า Config มาให้อัตโนมัติ กรอกแค่จำนวนและวิธีรับเงิน ยอดรายรับรวมจะคำนวณให้เอง
4. รายจ่าย – บันทึกรายจ่ายรายวัน
ใช้บันทึกค่าใช้จ่ายทุกวัน โดยเลือกหมวดหมู่และรายการ กรอกยอดค่าใช้จ่ายและวิธีจ่าย พร้อมช่องหมายเหตุไว้บันทึกรายละเอียดเพิ่มเติม
5. Config – ตั้งค่าข้อมูลเริ่มต้น
ตั้งค่ารายการช่องทางการขาย วิธีรับเงิน วิธีจ่าย รวมถึงเมนูและราคาต่อหน่วย ที่ใช้เป็น Dropdown ทั้งไฟล์ สามารถแก้ไขหรือเพิ่มรายการได้ตามร้านของแต่ละคน
นอกจากนี้ในไฟล์ยังมี Sheet “วิธีใช้งาน” และ “สอนฟรี” ที่รวมคอร์สและความรู้ฟรีจาก BookIntelligent ไว้ให้ด้วย
วิธีใช้งาน Cafe & Restaurant Income Expense Excel Template เบื้องต้น
ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่าข้อมูลที่ Sheet Config
ตรวจสอบและปรับรายการช่องทางการขาย วิธีรับเงิน วิธีจ่าย และเมนู+ราคา ให้ตรงกับร้านของคุณก่อนเริ่มบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 บันทึกรายรับที่ Sheet รายรับ
ทุกครั้งที่มีการขาย ให้กรอกวันที่ ช่องทางขาย ประเภทเมนู เมนู จำนวน และวิธีรับเงิน ระบบจะคำนวณยอดรายรับรวมให้อัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 3 บันทึกรายจ่ายที่ Sheet รายจ่าย
ทุกครั้งที่มีค่าใช้จ่าย ให้กรอกวันที่ หมวดหมู่ รายการ ยอดค่าใช้จ่าย และวิธีจ่าย
ขั้นตอนที่ 4 ดูสรุปที่ Sheet Dashboard และสรุปแบบรายปี
เลือกปี/เดือนที่ต้องการดู เพื่อตรวจสอบภาพรวมรายรับ-รายจ่าย-กำไรของร้านแบบอัตโนมัติ
Cafe & Restaurant Income Expense เหมาะกับใคร
Cafe & Restaurant Income Expense Excel Template เหมาะสำหรับ
- เจ้าของร้านคาเฟ่/ร้านอาหารขนาดเล็ก-กลาง ที่อยากรู้กำไรจริงของร้าน
- ร้านที่ขายหลายช่องทาง ทั้งหน้าร้านและเดลิเวอรี่ (Grab, LINE MAN, Shopee Food)
- คนที่อยากรู้กำไรจริงแต่ไม่อยากใช้โปรแกรมบัญชีที่ซับซ้อนหรือมีค่าใช้จ่ายรายเดือน
- ผู้ที่อยากเลิกจดรายรับ-รายจ่ายแบบกระจัดกระจาย และเริ่มมีที่บันทึกเป็นระบบ
ข้อดีของการใช้ Excel จัดการรายรับ-รายจ่ายร้านอาหาร
เริ่มต้นง่ายไม่ต้องเทรนนิ่ง
เพียงเลือกจาก Dropdown และกรอกจำนวน ระบบจะคำนวณยอดและสรุป Dashboard ให้เองโดยไม่ต้องมีความรู้ Excel ขั้นสูง
ปรับแต่งช่องทางขาย/เมนู/ราคาให้ตรงกับร้านได้เอง
แก้ไขรายการที่หน้า Config ได้ตามร้านของแต่ละคน ไม่ต้องแก้สูตรในหน้าอื่น
เห็นกำไรจริงทันทีที่หน้า Dashboard
ไม่ต้องรอสิ้นเดือนมานั่งรวมยอด แค่เปิดหน้า Dashboard ก็เห็นกำไรของเดือนนั้นทันที
ไม่มีค่าใช้จ่ายรายเดือน
ใช้งานไฟล์ Excel ได้โดยไม่ต้องสมัครแพ็กเกจโปรแกรมบัญชีหรือ POS แบบรายเดือน
ข้อควรระวังในการใช้งาน
เพื่อให้ข้อมูลในระบบถูกต้อง ควรปฏิบัติดังนี้
- บันทึกรายรับ-รายจ่ายให้ครบทุกวัน ผลสรุปจะแม่นยำตามข้อมูลที่กรอกเท่านั้น
- ตั้งค่าช่องทางขาย/เมนู/ราคาที่ Sheet Config ให้ครบก่อนเริ่มบันทึก
- ห้ามลบหรือแก้สูตรคำนวณในหน้า Dashboard และสรุปแบบรายปี
- สำรองไฟล์ก่อนปรับแก้โครงสร้างชีต
- เหมาะกับร้านเดี่ยว หากมีหลายสาขาควรพิจารณาใช้ระบบ POS/บัญชีที่รองรับหลายสาขา
ดาวน์โหลด Cafe & Restaurant Income Expense Excel Template
สามารถดาวน์โหลดไฟล์ Cafe & Restaurant Income Expense Excel Template เพื่อนำไปบันทึกรายรับ-รายจ่ายและติดตามกำไรร้านของคุณได้จากลิงก์ด้านล่าง
ดาวน์โหลดไฟล์ Cafe & Restaurant Income Expense Excel Template
หลังจากดาวน์โหลด แนะนำให้บันทึกไฟล์ต้นฉบับเก็บไว้หนึ่งชุดก่อนเริ่มใช้งาน เพื่อให้สามารถกลับมาใช้ไฟล์เดิมได้หากมีการแก้ไขข้อมูลผิดพลาด
สรุป
การบันทึกรายรับ-รายจ่ายด้วย Excel เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ช่วยให้เจ้าของร้านคาเฟ่/ร้านอาหารเห็นกำไรที่แท้จริงได้ชัดเจนขึ้น แทนที่จะจดกระจัดกระจายแล้วมานั่งรวมยอดเองทุกสิ้นเดือน
Cafe & Restaurant Income Expense ช่วยเชื่อมโยงตารางบันทึกรายรับ-รายจ่ายเข้ากับ Dashboard สรุปอัตโนมัติ ทำให้เห็นกำไรของร้านได้ทันทีโดยไม่ต้องรวมตัวเลขด้วยมือ
สิ่งสำคัญที่สุดคือการบันทึกรายรับ-รายจ่ายทุกวันให้ครบและถูกต้อง เพราะ Dashboard จะแสดงผลตามข้อมูลที่กรอกไว้ในตารางบันทึกเท่านั้น
หวังว่า Cafe & Restaurant Income Expense Excel Template นี้จะช่วยให้การติดตามกำไรร้านคาเฟ่/ร้านอาหารของคุณเป็นระบบมากขึ้น
ใครทดลองใช้งานแล้วติดปัญหา หรือต้องการให้เพิ่มฟังก์ชัน สามารถแสดงความคิดเห็นไว้ได้เลยครับ
ดูบทความเพิ่มเติมได้ดังนี้
- Template Free Google Sheet & Excel ดาวน์โหลดฟรี
- Passive Income สำหรับพนักงานประจำ
- สร้างอิสรภาพทางการเงินได้อย่างไร
ตอนนี้ ผมมีทำ [Template Pro] ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย เงินออม ด้วย Google Sheets มี Dashboard สรุป (Income Expense Saving Tracker) สามารถดูรายละเอียดได้ที่ Link นี้
