ตัวแทนและนายหน้าประกันหลายคนยังจดนัดลูกค้าไว้ในสมุด แชท LINE หรือจำเอาในหัว ช่วงแรกที่มีลูกค้าไม่กี่คนก็ยังพอไหว แต่พอลูกค้าเพิ่มขึ้นเป็นสิบเป็นร้อยราย ก็เริ่มลืมว่าใครนัดคุยวันไหน ใครรอใบเสนอราคาอยู่ จนพลาดโอกาสปิดการขายไปโดยไม่รู้ตัว
ปัญหาไม่ได้หยุดแค่ลูกค้าใหม่ ลูกค้าเก่าที่ซื้อกรมธรรม์ไปแล้วก็มีวันสำคัญที่ต้องดูแลต่อเนื่อง ทั้งวันเกิด วันเก็บเบี้ยประกันงวดถัดไป และวันครบกำหนดต่ออายุ ถ้าพลาดไปก็เสียทั้งความสัมพันธ์และรายได้ระยะยาว
บทความนี้ BookIntelligent จึงนำเสนอ ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกัน (Insurance Customer Followup Tracker) Excel Template ที่แยกลูกค้ากำลังติดตามกับลูกค้าเก่าออกจากกัน แล้วสรุปเป็น Dashboard บอกอัตโนมัติว่าวันนี้ต้องติดต่อใคร ใครเกินกำหนด ใครวันเกิด และใครถึงวันเก็บเบี้ย
เหมาะสำหรับตัวแทนประกัน นายหน้าประกัน และทีมขายประกันขนาดเล็กที่อยากมีระบบติดตามลูกค้าที่ใช้งานง่าย โดยไม่ต้องจ่ายค่าโปรแกรม CRM รายเดือน
Table of Contents
ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกันคืออะไร
ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกันคือไฟล์ Excel ที่ช่วยให้คุณบริหารลูกค้าประกันเป็นระบบ โดยเชื่อมข้อมูล 3 ส่วนเข้าด้วยกัน ได้แก่
- ชีต ลูกค้ากำลังติดตาม สำหรับว่าที่ลูกค้าที่ยังไม่ปิดการขาย บันทึกสถานะ ประกันที่สนใจ เบี้ยที่เสนอ และวันติดตามครั้งถัดไป
- ชีต ลูกค้าเก่า สำหรับลูกค้าที่ซื้อกรมธรรม์แล้ว บันทึกข้อมูลกรมธรรม์ วันเกิด วันเก็บเบี้ย และวันครบกำหนด
- ชีต Dashboard สรุปทุกอย่างให้อัตโนมัติ ว่าวันนี้ต้องทำอะไรบ้าง
เมื่อกรอกข้อมูลในชีตลูกค้า ระบบจะคำนวณแจ้งเตือน (วันนี้ / เกินกำหนด / วันเกิด / เก็บเบี้ย / ต่ออายุ) และดึงรายชื่อมาแสดงที่ Dashboard ให้เอง โดยไม่ต้องมานั่งไล่ดูทีละแถว
ปัญหาการติดตามลูกค้าประกันที่มักพบ
ตัวแทนหรือทีมขายที่ยังไม่มีระบบติดตามลูกค้าที่ชัดเจน มักพบปัญหาดังต่อไปนี้
ลืมโทรติดตามลูกค้าจนหลุดมือ
ลูกค้าที่ขอใบเสนอราคาไปแล้วรอตัดสินใจ ถ้าไม่มีใครโทรตามในเวลาที่เหมาะสม ลูกค้าอาจไปซื้อกับที่อื่นหรือลืมเรื่องนี้ไปเลย
ไม่รู้ว่าวันนี้ต้องติดต่อใครบ้าง
เมื่อรายชื่อกระจายอยู่ในสมุด แชท และความจำ ทุกเช้าต้องเสียเวลานั่งไล่ดูเองว่าใครถึงกำหนดติดตามแล้ว และมักมีคนตกหล่น
ลืมวันเก็บเบี้ยและวันต่ออายุกรมธรรม์
ลูกค้าเก่าที่ถึงกำหนดชำระเบี้ยหรือต่ออายุ ถ้าไม่มีใครเตือน อาจปล่อยให้กรมธรรม์ขาดอายุ ทั้งลูกค้าและตัวแทนเสียประโยชน์
ลืมวันเกิดลูกค้า พลาดโอกาสสร้างความสัมพันธ์
การโทรอวยพรวันเกิดเป็นวิธีง่ายๆ ที่ทำให้ลูกค้ารู้สึกได้รับการดูแล แต่ถ้าไม่มีตัวช่วยเตือน ก็มักผ่านไปโดยไม่ได้ติดต่อ
ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกันช่วยอะไรได้บ้าง
Template นี้ออกแบบมาเพื่อให้การติดตามลูกค้าประกันเป็นระบบมากขึ้น โดยมีฟังก์ชันหลักดังนี้
- บันทึกว่าที่ลูกค้าพร้อมสถานะ (ลูกค้าใหม่ / ติดต่อแล้ว / ส่งรายละเอียดแล้ว / รอตัดสินใจ / ปิดการขาย / ไม่สนใจ)
- แจ้งเตือน “วันนี้” และ “เกินกำหนด” อัตโนมัติจากวันติดตามครั้งถัดไป
- Dashboard การ์ดสรุป 8 ใบ พร้อมตารางรายชื่อที่ต้องติดต่อวันนี้ (แถวสีแดง = เกินกำหนด สีเขียว = วันนี้ สีเหลือง = วันเกิดลูกค้า)
- เก็บข้อมูลกรมธรรม์ของลูกค้าเก่า พร้อมเตือนวันเกิด วันเก็บเบี้ย และกรมธรรม์ที่ต่ออายุภายใน 30 วัน
- กราฟสถานะลูกค้าที่กำลังติดตาม และกราฟเบี้ยประกันตามประเภท
- ตั้งค่า Dropdown (สถานะ ประเภทประกัน บริษัทประกัน ฯลฯ) เองได้ที่ชีต Setup
ไฟล์เหมาะสำหรับตัวแทนและทีมขายประกันขนาดเล็กที่ต้องการติดตามลูกค้าอย่างเป็นระบบ โดยไม่ต้องใช้โปรแกรม CRM ที่ซับซ้อน
โครงสร้างของระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกัน Excel Template
ภายในไฟล์แบ่งออกเป็นหลาย Sheet เพื่อให้ใช้งานและตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย
1. Dashboard – สรุปงานวันนี้
ด้านบนเป็นการ์ดสรุป 8 ใบ ได้แก่ ลูกค้ากำลังติดตาม ติดตามวันนี้ เกินกำหนด ปิดการขาย ลูกค้าเก่าทั้งหมด วันเกิดวันนี้ เก็บเบี้ยวันนี้ และต่ออายุใน 30 วัน ถัดลงมาเป็นตาราง “รายการที่ต้องทำวันนี้” ที่ดึงรายชื่อลูกค้าที่เกินกำหนดและครบกำหนดวันนี้มาแสดงให้อัตโนมัติ พร้อมตารางวันเกิดลูกค้าวันนี้ เปิดไฟล์ทุกเช้าก็รู้ทันทีว่าวันนี้ต้องโทรหาใคร
2. Dashboard – กราฟและเบี้ยประกัน
ส่วนล่างของ Dashboard มีกราฟสถานะลูกค้าที่กำลังติดตาม กราฟเบี้ยประกันตามประเภท ตารางเก็บเบี้ยวันนี้และเกินกำหนด และภาพรวมธุรกิจ ซึ่งสรุปรวมเบี้ยทั้งหมด ยอดเบี้ยรอเก็บ (ถึงวันนี้) และจำนวนลูกค้าที่กำลังติดตามทั้งหมด
3. ลูกค้ากำลังติดตาม
ใช้บันทึกว่าที่ลูกค้าที่ยังไม่ปิดการขาย ประกอบด้วยวันที่รับลูกค้า ชื่อ เบอร์โทร LINE ประกันที่สนใจ เบี้ยที่เสนอ สถานะ ติดต่อล่าสุด วันติดตามครั้งถัดไป และหมายเหตุ ส่วนคอลัมน์ “แจ้งเตือน” เป็นสูตรอัตโนมัติ จะขึ้นเป็น วันนี้ / เกินกำหนด / รอติดตาม ตามวันติดตามที่กรอก
4. ลูกค้าเก่า
ใช้เก็บข้อมูลลูกค้าที่ซื้อกรมธรรม์แล้ว ประกอบด้วยชื่อ เบอร์โทร LINE วันเกิด ประเภทประกัน บริษัทประกัน เลขกรมธรรม์ เบี้ยประกัน วันที่เริ่มคุ้มครอง วันครบกำหนด วันเก็บเบี้ยครั้งถัดไป และสถานะชำระ ระบบจะเตือนให้อัตโนมัติเมื่อถึงวันเกิด วันเก็บเบี้ย หรือกรมธรรม์ใกล้ครบกำหนดต่ออายุ
5. Setup – ตั้งค่ารายการ Dropdown
รวมรายการที่ใช้เป็น Dropdown ทั้งไฟล์ ได้แก่ สถานะลูกค้า ประเภทประกัน บริษัทประกัน สถานะชำระ และช่องทางติดต่อ แก้ไขหรือเพิ่มรายการต่อท้ายได้ถึงแถว 200 ระบบจะอัปเดต Dropdown ในทุกชีตให้อัตโนมัติ
นอกจากนี้ในไฟล์ยังมี Sheet “วิธีใช้งาน” ที่อธิบายการใช้งานทีละขั้น และ “สอนฟรี” ที่รวมคอร์สและความรู้ฟรีจาก BookIntelligent ไว้ให้ด้วย
วิธีใช้งานระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกัน Excel Template เบื้องต้น
ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่ารายการที่ชีต Setup
ตรวจสอบและปรับรายการสถานะ ประเภทประกัน และบริษัทประกัน ให้ตรงกับงานของคุณก่อนเริ่มบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มว่าที่ลูกค้าที่ชีตลูกค้ากำลังติดตาม
พิมพ์ข้อมูลลูกค้าต่อในแถวว่างถัดไป โดยไม่เว้นแถวคั่นกลาง และอย่าลืมกรอกช่อง “วันติดตามครั้งถัดไป” ซึ่งเป็นหัวใจของระบบ ถ้าไม่ใส่ ลูกค้าคนนั้นจะไม่ขึ้นแจ้งเตือน
ขั้นตอนที่ 3 เมื่อปิดการขาย ให้เพิ่มข้อมูลที่ชีตลูกค้าเก่า
เปลี่ยนสถานะเป็น “ปิดการขาย” ระบบจะหยุดเตือนลูกค้าคนนั้นในชีตติดตาม จากนั้นไปกรอกข้อมูลกรมธรรม์ที่ชีตลูกค้าเก่าให้ครบ เพื่อให้ระบบเตือนวันเกิด วันเก็บเบี้ย และวันต่ออายุต่อ
ขั้นตอนที่ 4 เปิด Dashboard ทุกเช้า
ดูการ์ดสรุปและรายชื่อที่ต้องติดต่อวันนี้ เมื่อโทรหรืออัปเดตข้อมูลที่ชีตลูกค้าแล้ว ชื่อจะหายจาก Dashboard เอง และเมื่อเก็บเบี้ยแล้วให้เปลี่ยนสถานะชำระเป็น “ชำระแล้ว” รายการจะหายจากตารางเก็บเบี้ย
ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกันเหมาะกับใคร
ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกัน Excel Template เหมาะสำหรับ
- ตัวแทนประกันและนายหน้าประกันอิสระที่มีลูกค้าหลายราย
- ทีมขายประกันขนาดเล็กที่อยากมีระบบติดตามลูกค้ากลางแบบเรียบง่าย
- คนที่มีลูกค้าเก่าจำนวนมากและอยากดูแลต่อเนื่อง ทั้งวันเกิด วันเก็บเบี้ย และวันต่ออายุ
- ผู้ที่ยังจดนัดลูกค้าในสมุดหรือแชท และอยากเริ่มมีระบบเป็นของตัวเอง
ข้อดีของการใช้ Excel ติดตามลูกค้าประกัน
เริ่มต้นง่าย เลือกจาก Dropdown
ช่องส่วนใหญ่เลือกจาก Dropdown ได้เลย ไม่ต้องมีความรู้ Excel ขั้นสูง และช่องสูตรถูกแยกด้วยสีเทาให้เห็นชัดเจน
เห็นงานวันนี้ทันทีที่หน้า Dashboard
ไม่ต้องไล่ดูทีละแถว แค่เปิด Dashboard ก็เห็นรายชื่อที่ต้องติดต่อ วันเกิด และเบี้ยที่ต้องเก็บของวันนี้
ปรับรายการ Dropdown ให้ตรงกับงานได้เอง
เพิ่มบริษัทประกัน ประเภทประกัน หรือสถานะใหม่ได้ที่ชีต Setup ที่เดียว ทุกชีตเปลี่ยนตามอัตโนมัติ
ไม่มีค่าใช้จ่ายรายเดือน
ใช้งานไฟล์ Excel ได้โดยไม่ต้องสมัครโปรแกรม CRM แบบรายเดือน
ข้อควรระวังในการใช้งาน
เพื่อให้ข้อมูลในระบบถูกต้อง ควรปฏิบัติดังนี้
- ข้อมูลลูกค้าที่อยู่ในไฟล์เป็นข้อมูลตัวอย่างสมมติทั้งหมด ควรลบออกก่อนเริ่มใช้งานจริง โดยลบเฉพาะช่องข้อมูลที่ต้องกรอกเอง ห้ามลบช่องสีเทาที่เป็นสูตร
- ห้ามพิมพ์ทับช่องสีเทา เพราะเป็นสูตรแจ้งเตือนอัตโนมัติ
- ห้ามแก้ช่องในหน้า Dashboard เพราะทั้งหน้าเป็นสูตร ให้แก้ที่ชีตลูกค้าแทน
- ห้ามลบชีต Setup ห้ามเปลี่ยนชื่อชีต และห้ามลบหัวตาราง
- ห้ามเว้นแถวว่างคั่นกลางตาราง ให้พิมพ์ต่อกันลงมาเรื่อยๆ
- ต้องกรอก “วันติดตามครั้งถัดไป” ระบบถึงจะแจ้งเตือน
- ไฟล์นี้เก็บข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า ควรเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยและไม่แชร์ให้ผู้อื่น
- สำรองไฟล์ก่อนปรับแก้โครงสร้างชีต
ดาวน์โหลดระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกัน Excel Template
สามารถดาวน์โหลดไฟล์ ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกัน Excel Template เพื่อนำไปติดตามลูกค้าและงาน Follow Up ของคุณได้จากลิงก์ด้านล่าง
ดาวน์โหลดไฟล์ ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกัน Excel Template
หลังจากดาวน์โหลด แนะนำให้บันทึกไฟล์ต้นฉบับเก็บไว้หนึ่งชุดก่อนเริ่มใช้งาน เพื่อให้สามารถกลับมาใช้ไฟล์เดิมได้หากมีการแก้ไขข้อมูลผิดพลาด
สรุป
การติดตามลูกค้าประกันให้ต่อเนื่องเป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้การขายครั้งแรก เพราะทั้งการติดตามว่าที่ลูกค้า การเก็บเบี้ย และการต่ออายุ ล้วนเป็นงานที่ต้องทำซ้ำอย่างสม่ำเสมอ และพลาดง่ายถ้าไม่มีระบบช่วยเตือน
ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกัน ช่วยแยกลูกค้ากำลังติดตามกับลูกค้าเก่าออกจากกัน แล้วสรุปเป็น Dashboard ให้เห็นทันทีว่าวันนี้ต้องติดต่อใคร ใครเกินกำหนด ใครวันเกิด และเบี้ยไหนต้องเก็บ โดยไม่ต้องไล่ดูทีละแถวเอง
สิ่งสำคัญที่สุดคือการกรอก “วันติดตามครั้งถัดไป” และอัปเดตสถานะให้ตรงความจริง เพราะ Dashboard จะแสดงผลตามข้อมูลที่กรอกไว้ในชีตลูกค้าเท่านั้น
หวังว่า ระบบ CRM ติดตามลูกค้าประกัน Excel Template นี้จะช่วยให้การดูแลลูกค้าประกันของคุณเป็นระบบมากขึ้น
ใครทดลองใช้งานแล้วติดปัญหา หรือต้องการให้เพิ่มฟังก์ชัน สามารถแสดงความคิดเห็นไว้ได้เลยครับ
ดูบทความเพิ่มเติมได้ดังนี้
- Template Free Google Sheet & Excel ดาวน์โหลดฟรี
- Passive Income สำหรับพนักงานประจำ
- สร้างอิสรภาพทางการเงินได้อย่างไร
ตอนนี้ ผมมีทำ [Template Pro] ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย เงินออม ด้วย Google Sheets มี Dashboard สรุป (Income Expense Saving Tracker) สามารถดูรายละเอียดได้ที่ Link นี้
