ทำใบเสนอราคาใน Excel ทีไร ต้องพิมพ์ชื่อลูกค้า ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีใหม่ทุกใบ พอลูกค้าตกลง ก็ต้องพิมพ์ข้อมูลชุดเดิมอีกรอบในใบเสร็จรับเงิน เหนื่อยไหมครับ
ผมเลยทำ Template ใบเสนอราคา Excel กับใบเสร็จรับเงิน Excel ไว้ในไฟล์เดียว เรากรอกข้อมูลร้าน ลูกค้า และสินค้าไว้ครั้งเดียว จากนั้นแต่ละใบแค่เลือกรหัสลูกค้า เลือกสินค้า ใส่จำนวน ที่เหลือ Excel คิดให้หมด ทั้งยอดรวม VAT จำนวนเงินตัวอักษร และเลขที่เอกสาร
ใช้ได้ทั้งบริษัทที่จด VAT และฟรีแลนซ์หรือบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จด ไม่มีค่ารายเดือน ไม่มี Macro พิมพ์ออกมาเป็น A4 พอดี 1 หน้า
Table of Contents
ใบเสนอราคา Excel ชุดนี้ทำอะไรได้บ้าง
ในไฟล์มีทั้งใบเสนอราคา (Quotation) และใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใช้ข้อมูลลูกค้าและสินค้าชุดเดียวกัน ลองดูสิ่งที่ไฟล์ทำให้เราครับ
- เลือกรหัสลูกค้าจาก Dropdown แล้วชื่อ ที่อยู่ สาขา เลขผู้เสียภาษี และเบอร์โทรขึ้นมาเอง
- เลือกรหัสสินค้าแล้วชื่อ หน่วย และราคาขึ้นมาเอง ถ้าใบไหนให้ราคาพิเศษ ใส่แยกได้ไม่กระทบราคาปกติ
- เลขที่เอกสารรันให้เอง เช่น QT2611-0001 พอขึ้นเดือนใหม่ก็เริ่ม 0001 ใหม่ และมีคำเตือนถ้าเลขซ้ำ
- เปิดหรือปิด VAT 7% ได้ และใส่ส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์หรือเป็นบาทก็ได้
- เขียนจำนวนเงินเป็นตัวอักษรภาษาไทยให้ เช่น (เก้าพันสี่ร้อยสิบหกบาทถ้วน)
- เลือกพิมพ์เป็นต้นฉบับหรือสำเนา วันที่แสดงเป็น พ.ศ.
ปัญหาที่เจอบ่อยตอนทำใบเสนอราคาและใบเสร็จเอง
พิมพ์ข้อมูลลูกค้าซ้ำทุกใบ
ชื่อบริษัท ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษี 13 หลัก ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง ยิ่งพิมพ์บ่อยก็ยิ่งมีโอกาสพิมพ์ผิด แล้วต้องออกใบใหม่
เลขที่เอกสารซ้ำ
ถ้าเรารันเลขเอง วันไหนลืมว่าใบล่าสุดถึงเลขอะไร ก็จะได้เลขซ้ำ พอสิ้นปีตรวจย้อนหลังหรือส่งให้สำนักงานบัญชีก็ต้องมานั่งไล่ทีละใบ
คิด VAT และสะกดจำนวนเงินเอง
ภาษีมูลค่าเพิ่มกับจำนวนเงินตัวอักษรเป็นสองจุดที่พลาดบ่อยที่สุด ยอดผิดไปบาทเดียวก็ต้องแก้เอกสาร
ไฟล์ฟรีที่โหลดมาแก้ต่อไม่ได้
แบบฟอร์มฟรีหลายตัวใช้สูตรซับซ้อน บางตัวต้องกด F9 ทุกครั้ง บางตัวเปิดมาเจอ #NAME? พอจะแก้ก็ไม่รู้ว่าสูตรอยู่ตรงไหน
โครงสร้างไฟล์ Template ใบเสนอราคาและใบเสร็จรับเงิน
ในไฟล์ใช้สีบอกว่าช่องไหนต้องทำอะไร สีเหลืองคือช่องที่กรอกเอง สีฟ้าคือช่องที่เลือกจาก Dropdown ส่วนสีเทาคือสูตรที่ Excel คิดให้ ไม่ต้องแตะ
1. ข้อมูลร้าน
กรอกชื่อร้าน ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี สาขา เลือกว่าจด VAT หรือไม่ และตั้งตัวนำหน้าเลขที่ เช่น QT สำหรับใบเสนอราคา RC สำหรับใบเสร็จ กรอกครั้งเดียว ทุกเอกสารดึงไปใช้เอง
2. ลูกค้า
ลูกค้า 1 รายใช้ 1 แถว มีช่องสาขา (สำนักงานใหญ่ หรือ สาขาที่ 00001) สำหรับใบกำกับภาษี ตีตารางไว้ให้ 200 แถว พอเพิ่มลูกค้าใหม่ Dropdown ก็มีชื่อเพิ่มเอง
3. สินค้าและบริการ
ใส่สินค้าหรือบริการพร้อมหน่วยและราคาก่อน VAT ถ้าราคาเปลี่ยน แก้ที่ชีตนี้ที่เดียว ใบถัดไปก็ใช้ราคาใหม่
4. ใบเสนอราคา (Quotation)
เลือกลูกค้า เลือกสินค้าได้ 15 บรรทัด ใส่จำนวน วันที่ และเครดิต วันยืนราคาคำนวณจากวันที่ให้เอง ส่วนเงื่อนไขท้ายใบดึงจากชีตข้อมูลร้าน
5. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี
ถ้าร้านจด VAT หัวเอกสารจะเป็น “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ถ้าไม่จดจะเป็น “ใบเสร็จรับเงิน” ให้เอง ใส่เลขที่ใบเสนอราคาเป็นเลขอ้างอิงได้ และเลือกวิธีรับเงินว่าเป็นเงินโอน เงินสด หรือเช็ค
6. ทะเบียนเลขที่เอกสาร
เก็บเลขที่ที่ออกไปแล้ว Excel ใช้ชีตนี้รันเลขใบถัดไปและเตือนเมื่อเลขซ้ำ
วิธีทำใบเสนอราคาใน Excel ด้วย Template นี้
ในไฟล์มีหน้าวิธีใช้งานอยู่แล้ว สรุปสั้น ๆ มี 5 ขั้นครับ
- ตั้งค่าร้านครั้งเดียว แล้ววางโลโก้ร้านทับกรอบ “วางโลโก้” (แทรก > รูปภาพ)
- ลบแถวตัวอย่างที่มีเครื่องหมาย ※ แล้วใส่ลูกค้าและสินค้าของเราต่อกันลงมา ไม่เว้นแถวว่าง
- ออกใบเสนอราคา: เลือกรหัสลูกค้า เลือกสินค้า ใส่จำนวน แล้วกด Ctrl + ; เพื่อใส่วันที่วันนี้
- ก่อนพิมพ์ เปลี่ยน “ไฮไลต์ช่องกรอก” เป็น “ซ่อน” สีในช่องจะหายหมด แล้วกด Ctrl + P จะพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF ก็ได้
- ส่งเอกสารแล้ว คัดลอกแถวบันทึกใต้เอกสาร ไปวางแบบค่าในชีตทะเบียน เลขที่ใบถัดไปจะขึ้นเอง
ระวังนิดนึงนะครับ ขั้นที่ 5 สำคัญ ถ้าไม่บันทึกลงทะเบียน ใบถัดไปจะยังขึ้นเลขเดิม
ใบเสนอราคา บุคคลธรรมดา ใช้ไฟล์นี้ได้ไหม
ใช้ได้ครับ ฟรีแลนซ์ ช่าง และผู้รับเหมาที่ไม่ได้จด VAT ให้เลือก “ไม่มี” ในช่อง VAT ที่ชีตข้อมูลร้าน ยอดรวมจะไม่บวกภาษี และหัวใบเสร็จจะเป็น “ใบเสร็จรับเงิน” เฉย ๆ ช่องเลขผู้เสียภาษีใช้เลขบัตรประชาชน 13 หลักได้เลย
เหมาะกับใคร
- ร้านค้าและ SME ที่ออกใบเสนอราคาและใบเสร็จทุกสัปดาห์
- ฟรีแลนซ์และบุคคลธรรมดาที่อยากได้ใบเสนอราคาที่ดูเป็นระบบ
- ช่าง ผู้รับเหมา และงานบริการที่เสนอราคาหลายรายการต่อใบ
- ฝ่ายการเงินหรือธุรการที่ต้องคุมเลขที่เอกสารไม่ให้ซ้ำ
ข้อดีของการทำใบเสนอราคาด้วย Excel
จ่ายครั้งเดียวแล้วใช้ต่อได้เรื่อย ๆ ไม่มีค่ารายเดือน เหมาะกับร้านที่ออกเอกสารไม่กี่สิบใบต่อเดือน ข้อมูลลูกค้าอยู่ในเครื่องหรือ Drive ของเราเอง สำรองไฟล์ได้ง่าย
เราแก้โลโก้ เงื่อนไขท้ายใบเสนอราคา และตัวนำหน้าเลขที่ได้เอง ช่องสูตรล็อกไว้กันลบพลาด แต่ยกเลิกการป้องกันแผ่นงานได้เองโดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน
คำถามที่พบบ่อย
ใบเสนอราคา คืออะไร
ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ลูกค้าก่อนตกลงซื้อ บอกรายการสินค้าหรือบริการ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และวันที่ราคานี้ยังใช้ได้ (ยืนราคา) ลูกค้าเซ็นอนุมัติแล้วค่อยออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินต่อ
ใบเสร็จรับเงิน กับ ใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร
ใบเสร็จรับเงินยืนยันว่าเราได้รับเงินแล้ว ส่วนใบกำกับภาษีใช้แสดงภาษีมูลค่าเพิ่ม ออกได้เฉพาะร้านที่จด VAT ร้านที่จด VAT มักออกรวมกันเป็นใบเดียว ไฟล์นี้เปลี่ยนหัวเอกสารให้ตามที่ตั้งค่าไว้
ใช้กับ Google Sheets ได้ไหม
ไฟล์นี้ทำมาสำหรับ Microsoft Excel 2010 ขึ้นไป ทั้ง Windows และ Mac ถ้าเปิดใน Google Sheets ช่องจำนวนเงินตัวอักษรจะขึ้น #NAME? เพราะ Google Sheets ไม่มีสูตร BAHTTEXT
ใส่สินค้าได้กี่รายการต่อใบ
รุ่นนี้ได้ 15 รายการต่อใบ พอดีกระดาษ A4 หนึ่งหน้า
ดาวน์โหลด Template ใบเสนอราคา + ใบเสร็จรับเงิน Excel
กรอกอีเมลและแนบสลิปด้านล่าง ระบบจะพาไปหน้าดาวน์โหลดไฟล์ทันที
โหลดแล้วเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้หนึ่งชุดก่อนเริ่มใช้ ถ้าแก้สูตรผิดจะได้กลับมาเริ่มใหม่ได้
สรุป
ตั้งค่าร้าน ลูกค้า และสินค้าไว้ครั้งเดียว หลังจากนั้นทำใบเสนอราคาหรือใบเสร็จรับเงินใน Excel แต่ละใบใช้เวลาไม่ถึงนาที เลขที่ไม่ซ้ำ VAT และจำนวนเงินตัวอักษรถูกทุกใบ
ใครใช้แล้วติดตรงไหน หรืออยากให้มีเอกสารอื่นเพิ่ม เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล หรือใบส่งของ คอมเมนต์บอกไว้ได้เลยครับ
Template Excel ตัวอื่นที่ใช้คู่กันได้
- ระบบจัดการเงินเดือนและสลิปเงินเดือน (Payroll Payslip) Excel
- ระบบติดตามยอดขายและผลงานทีมขาย (Sales Performance Tracker) Excel
- รายรับ-รายจ่าย และกำไรร้านอาหาร Excel
- Template Excel พร้อมใช้งานทั้งหมด
ดูบทความเพิ่มเติมได้ดังนี้
- Template Free Google Sheet & Excel ดาวน์โหลดฟรี
- Passive Income สำหรับพนักงานประจำ
- สร้างอิสรภาพทางการเงินได้อย่างไร
ตอนนี้ ผมมีทำ [Template Pro] ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย เงินออม ด้วย Google Sheets มี Dashboard สรุป (Income Expense Saving Tracker) สามารถดูรายละเอียดได้ที่ Link นี้
